Geschäfts- und Sitzungsordnung

§1  Allgemeines

Die Geschäfts- und Sitzungsordnung der ArchiCAD® User Association Austria (nachfolgend ?A.U.A.A.? genannt) regelt die Einzelheiten über:

  • die Agenden aller Mitglieder und Mitarbeiter,
  • die Verwaltung und Abwicklung aller Tätigkeiten des Vereins,
  • den Verlauf aller Versammlungen und Sitzungen.

Sie gilt im vollen Umfang für alle Mitglieder und Mitarbeiter der A.U.A.A. ? als Mitarbeiter werden hier sowohl Mitglieder, wie auch andere ehrenamtlich oder bezahlt tätige Personen definiert ? insofern die Statuten nichts anderes vorschreiben.
Die Geschäfts- und Sitzungsordnung der A.U.A.A. darf niemals im Widerspruch zu den Statuten stehen, daher ist bei der Änderung der Statuten zu überprüfen, ob eine Anpassung dieses Dokuments vorzunehmen ist.

§2  Geschäftsjahr und Budget

Das Geschäftsjahr beginnt am 1.Januar und endet am 31.Dezember.
Für das jeweils kommende Geschäftsjahr ist ein Budget vom Vorstand und dem Kassier zu erstellen, welches von der Vollversammlung genehmigt werden muss.

§3  Mitgliedesbeiträge

Die Mitgliedsbeiträge sind jährlich auf Vorschlag des Kassiers von der Vollversammlung zu bestimmen. Die Einzahlung der Beiträge hat bis zum 31. Januar zu erfolgen.
Bei Erstinskription zahlt das Mitglied die offenen Monate bis zum 31. Dezember. Danach hat er die Beiträge jährlich im Voraus für das gesamte Jahr zu entrichten. Bei Wiedereintritt hat das Mitglied ebenfalls den Beitrag für das gesamte Jahr zu zahlen.
Der freiwillige Austritt kann nur mit dem 31. Dezember jedes Jahres erfolgen und muss dem Vorstand mindestens ein Monat im Voraus mitgeteilt werden. Eine Erstattung des Mitgliedbeitrags bei Austritt ist ebenfalls wie das Storno der Mitgliedschaft nicht möglich.

§4  Aufnahme von Mitgliedern

Die Aufnahme von Mitgliedern erfolgt laut Statuten. Der Vorsitzende unterliegt der Verschwiegenheitspflicht und ist an unsachliche oder rein persönliche Ablehnungsgründe nicht gebunden.
Haben zwei oder mehrere Mitglieder sachliche Einwände, kann über eine Aufnahme abgestimmt werden ? einfache Mehrheit entscheidet. Bei einem Einwand entscheidet der Vorsitzende ob der Kandidat aufgenommen wird oder ob darüber abgestimmt wird. Erfolgt keine negative Reaktion, so wird der Kandidat aufgenommen.
Bei Wiederaufnahme von Mitgliedern gelten bezüglich Aufnahmemodus die gleichen Regeln wie bei Neuaufnahmen. Eine Aufnahme nach einem Ausschluss hat durch die Abstimmung des Vorstandes beschlossen zu werden ? für die Wiederaufnahmen ist die einfache Mehrheit notwendig.
Ehrenmitglieder werden bis auf Widerruf vom Vorstand ernannt und von der Vollversammlung mit einfacher Mehrheit bestätigt. Während der Ehrenmitgliedschaft sind sie nicht berechtigt weitere Funktionen im Verein zu übernehmen. Variationen der Ehrenmitgliedsbezeichnungen (z.B. Ehrenpräsident) sind zulässig.

 

§5  Struktur und Agenden

(1) Vorsitzender
Die Geschäftsführung in allen Angelegenheiten und Vertretung der A.U.A.A. nach außen steht im Sinne der Statuten dem Vorsitzenden (auch ?Präsident? genannt) als ranghöchstem Mitglied zu, der für seine Handlungen nur von der Vollversammlung zur Rechenschaft gezogen werden kann.
Die laufende Geschäftsführung im Rahmen des beschlossenen Voranschlages obliegt ihm, soweit der Vorstand nicht eine Geschäftsführung damit betraut.
Der Vorsitzende bereitet die Sitzungen des Vorstands und der Vollversammlung vor und führt den Vorsitz, soweit nicht eine andere Regelung gesondert vorgesehen ist.
Der Vorsitzende ist verpflichtet, die Einhaltung der Vereinsvorschriften zu überwachen, Missstände und Verstöße abzustellen.
Der Vorsitzende sorgt für die gehörige Bekanntmachung und Durchführung von Beschlüssen der Vereinsorgane und zeichnet gemäß Statuten alle verbindlichen Schriftstücke des Vereines.
(2) Vorsitzendenstellvertreter
Der Vorsitzendenstellvertreter (auch ?Vizepräsident? genannt) der A.U.A.A. ist in erster Linie berufen:
  • den Vorsitzenden in allen Vereinsangelegenheiten zu beraten und zu unterstützen,
  • bei Verhinderung des Vorsitzenden, beziehungsweise im Bedarfsfall, ihn in seiner Funktion zu vertreten,
  • in Absprache mit dem Vorsitzenden Tätigkeiten zu übernehmen.

Bei Verhinderung des Vorsitzenden und des Vorsitzendenstellvertreter erfolgt die Vertretung durch einen aus dem Vorstand gewählten Stellvertreter.(3)Vakanz im Vorstand
Sollte ein Vorstandsmitglied vorübergehend oder dauernd seine Funktion nicht ausüben können, so wird vom Vorstand oder dem Vorsitzenden ein Vertreter ernannt, der bis zur nächstmöglichen Wahl im Amt bleibt.(4)Kassier
Der Kassier vollzieht vorwiegend bargeldlos die gesamte Geldgebarung des Vereins. Ihm obliegen insbesondere:

  • die Führung von Aufzeichnungen über alle Ein- und Ausgänge mit Belägen in geeigneter Form,
  • das Kassieren der jährlichen Vereinsbeiträge und Aufnahmegebühren mittels Erlagschein,
  • die Führung der Vereinsbuchhaltung in geeigneter Form,
  • die Führung eines Vereinskontos,
  • die Überwachung der budgetmäßig richtigen Verwendung der Gelder, insbesondere von Fördermittel,
  • die Gestaltung, Ausschreibung, Einhebung und Einmahnung von Gebühren, Strafen, Pönali und sonstigen Beiträgen unter Wahrung von Terminen,
  • die Ausarbeitung eines jährlich vorzulegenden Budgetvoranschlages,
  • Überwachung der Budgeteinhaltung und Verständigung des Vorsitzenden bei Überschreitungen.

Nach Beendigung eines Geschäftsjahres, stellt der Kassier die Unterlagen den Rechnungsprüfern zur Verfügung, die die Prüfung bis zur Vollversammlung vorzunehmen haben. Bei der Vollversammlung macht der Kassier den Kassabericht über das vorangegangene Geschäftsjahr.
Die Erlagscheine für die Mitglieder müssen von ihm spätestens im Dezember ausgegeben werden.(5)Rechnungsprüfer
Den Rechnungsprüfern obliegt:

  • die Überprüfung des Rechnungsabschlusses,
  • der Bericht über die Überprüfung an die Vollversammlung.

 (6)Schriftführer
Der Schriftführer ist Bindeglied zwischen Vereinen und der Öffentlichkeit einerseits und dem Vorstand andererseits.
Der Schriftführer ist verpflichtet, für die rechtzeitige und ordnungsgemäße Durchführung der administrativen Geschäfte des Vereines zu sorgen, insbesondere für die Führung des notwendigen Schriftverkehrs (wobei die Unterzeichnung von Schriftstücken gemäß Statuten zu erfolgen hat).
Dem Schriftführer obliegt außerdem:

  • die Führung von Anwesenheitslisten,
  • die Verfassung der Protokolle über die Sitzungen des Vorstands, der Vollversammlung und sonstige Sitzungen,
  • die Versendung der Protokolle an die Vereinsmitglieder,
  • die Führung einer Mitgliederkartei und Verständigung der A.U.A.A. über Neuaufnahmen, Adressänderungen, etc.,
  • die interne und externe Kommunikation,
  • die Führung eines Postbuches.

Dem Schriftführer obliegen nach Absprache mit dem Präsidenten:

  • die entsprechende Darstellung der A.U.A.A. nach außen hinsichtlich CI (Corporate Identity) und CD (Corporate Design),
  • die Konzeption und Entwicklung von A.U.A.A.-Werbematerial und A.U.A.A.-Infomaterial,
  • die Ankündigung und PR-mäßige Bearbeitung von A.U.A.A.-Veranstaltungen,
  • die Errichtung und Betreuung von Kommunikationsschienen.

(7)Beiräte
Die Beiräte gehören dem Vorstand an und sind in erster Linie berufen die restlichen Vorstandmitglieder in allen Vereinsangelegenheiten zu beraten und zu unterstützen.(8)Delegierten
Für jedes Bundesland sollte es einen vom Vorstand vorgeschlagenen und von der Vollversammlung bestätigten Delegierten geben, dessen Aufgabe es ist als Bindeglied und direkte Kontaktperson zwischen dem Vorsitzenden. den Ausbildungsstätten und den Mitgliedern zu fungieren.
Weiters sind nach Bedarf zusätzliche Delegierte mit entsprechender Bezeichnung für einzelne Vereinsangelegenheiten (z.B. Websitebetreuung) in gleicher Verfahrensweise wie die Bundeslanddelegierten zu wählen.

§6  Sitzungen

(1) Vorstandssitzungen
Einladungen zu Vorstandssitzungen ergehen schriftlich vor dem Sitzungstermin zusammen mit einer Tagesordnung an alle Vorstandsmitglieder vom Schriftführer.
Der Schriftführer verfasst ein durch den Vorsitzenden genehmigtes Protokoll über die Sitzung und versendet es an die eingeladenen Vorstandsmitglieder.
Vorstandssitzungen haben mindestens dreimal jährlich statt zu finden.
(2) Vollversammlung
Die Einberufung der Vollversammlung richtet sich nach den Bestimmungen der Statuten.
Einladungen zur Vollversammlung ergehen schriftlich 28Tage vor dem Sitzungstermin zusammen mit einer Tagesordnung an alle Vereinsmitglieder vom Schriftführer.
Der Schriftführer verfasst ein durch den Vorsitzenden genehmigtes Protokoll über die Sitzung und versendet es an die eingeladenen Vereinsmitglieder.
(3) Protokoll
Der Schriftführer hat für die Führung des Protokolls während Sitzungen zu sorgen. Das Protokoll hat zu enthalten:
  • Namen der anwesenden Mitglieder und ihre Funktion,
  • Ort, Tag, Beginn und Ende der Sitzung,
  • die beschlossene Tagesordnung,
  • die gestellten Anträge und Beschlüsse,
  • den Wortlaut der Anträge,
  • den Namen der Antragsteller,
  • Ergebnis der Abstimmung,
  • das Stimmenverhältnis bei den Abstimmungen,
  • den Wortlaut der Beschlüsse.

Die Reinschrift des Protokolls ist vom Vorsitzenden und vom Schriftführer zu unterfertigen. Ausfertigungen des Protokolls sind allen denjenigen, die zur Sitzung einzuladen waren, binnen einer Woche zur Verfügung zu stellen.
Der Inhalt der Berichte und der Debatten ist nur soweit wiederzugeben, als dies zum Verständnis der gefassten Beschlüsse nötig erscheint oder wenn ein Mitglied des Organs ausdrücklich die Aufnahme einer Aussage ins Protokoll verlangt.
In der darauf folgenden Sitzung des Organs ist festzustellen, ob gegen den Wortlauf des Protokolls ein Widerspruch erhoben wird. Falls nicht, gilt das Protokoll als genehmigt. Über erhobene Widersprüche ist eine Beschlussfassung herbeizuführen. Die Protokolle sind in zeitlicher Reihenfolge mit sämtlichen Beilagen aufzubewahren.(4)Tagesordnung der Sitzungen
Einladungen zu Sitzungen soll eine Tagesordnung beigefügt werden.
Falls nichts anderes vorgesehen ist, gilt für die Tagesordnung der Sitzungen folgende Anordnung:

  • Anerkennung der letzten Mitschrift,
  • Posteinlauf,
  • Berichte, Anträge und Vorschläge
  • des Vorsitzenden bzw. seiner Stellvertreter,
  • der übrigen Mitglieder der Sitzung,
  • Allfälliges.

Vorschläge für die Tagesordnung können von jeder der zur Teilnahme an der Sitzung berechtigter Person beim Schriftführer eingebracht werden. In den Tagesordnungsentwurf sind aufzunehmen:

  • die bereits für die nächste Sitzung vorgesehene Punkte,
  • die Vorschläge des Vorstandes,
  • die Vorschläge der antragsberechtigten Personen.

Bei der Sitzung beschließt die Versammlung vor Beginn der Verhandlungen die endgültige Tagesordnung. Die Versammlung kann jederzeit beschließen, dass Tagesordnungspunkte zu entfallen haben oder zurückgestellt werden.(5)Stimmpflicht
Bei allen Abstimmungen besteht Stimmpflicht. Sie ist grundsätzlich öffentlich durch Handheben durchzuführen. Erklärt sich ein Mitglied befangen, so muss es dieses dem jeweiligen Vorsitzenden rechtzeitig bekannt geben und begründen. Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes kann der Vorsitzende von der Stimmpflicht befreien.(6)Ausschluss vom Stimmrecht
Ein Mitglied eines Organs besitzt kein Stimmrecht in persönlichen Angelegenheiten. Die Feststellung hierüber obliegt dem Vorsitzenden.(7)Leitung der Sitzungen
Die Sitzungen werden vom Vorsitzenden geleitet. Dieser stellt die Beschlussfähigkeit des Organs fest, bestimmt die Reihenfolge der Verhandlungsgegenstände aufgrund der Tagesordnung, erteilt das Wort und leitet die Abstimmungen. Er eröffnet und schließt die Sitzung, kann sie unterbrechen und vertagen.
Der Vorsitzende hat das Ansehen der Tagung zu wahren, die Redefreiheit zu schützen, auf die Einhaltung der Statuten und der Geschäftsordnung zu achten und durch Aufrechterhaltung der Ordnung den Fortgang der Verhandlungen zu fördern.
Der Vorsitzende hat darauf zu achten, dass Redner nicht von dem verhandelten Gegenstand abschweifen oder Äußerungen machen, die verletzend wirken. Zu diesem Zweck kann er die Redner zur Sache oder zur Ordnung mahnen. Bleibt dies erfolglos, kann er dem Redner das Wort entziehen.
Ohne Ermächtigung durch den Vorsitzenden darf niemand das Wort ergreifen. Der Vorsitzende ist ermächtigt, fallweise auch Personen das Wort zu erteilen, denen sonst kein Stimm- und Debattenrecht zusteht.
Der Vorsitzende hat das Recht, jederzeit in die Debatte einzugreifen und auch eine Beschränkung der Redezeit zu beschließen. Stellt er selbst einen Antrag, muss er sich für die Dauer der Debatte und Abstimmung im Vorsitz vertreten lassen.(8)Debatte
Zu jedem Punkt der Tagesordnung, in der Regel auch nach Berichten und Anträgen, wird durch den Vorsitzenden die Debatte eröffnet. Das Wort ist gewöhnlich in der Reihenfolge der Meldungen zu erteilen.
Hält ein Teilnehmer der Sitzung die von einem Redner vorgebrachten Tatsachen für unrichtig, kann er sofort das Wort ?zur Richtigstellung? nach diesem Redner verlangen. Der Vorsitzende hat darauf zu achten, dass sich der Redner tatsächlich auf die Richtigstellung der vorgebrachten Tatsachen beschränkt.
Ein Antrag auf ?Schluss der Debatte? und sofortige Abstimmung kann nur mit qualifizierter Mehrheit angenommen werden. Vor der Abstimmung hierüber erhalten nur noch ein Sprecher dafür und dagegen das Wort.
Wird der Antrag auf ?Schluss der Debatte? und sofortige Abstimmung angenommen, sind weitere Wortmeldungen nicht mehr zulässig. Hierbei erhalten ebenfalls nur noch ein Sprecher dafür und dagegen das Wort.
Dem Vorsitzenden sowie dem Berichterstatter oder Antragsteller steht auf Verlangen eine Erwiderung bzw. ein Schlusswort zu.
Die Debatte wird geschlossen, wenn die Wortmeldungen erschöpft sind oder wenn der Vorstand beschließt, den Tagesordnungspunkt zu streichen oder den Gegenstand zu vertagen.

§7  Abstimmungsart

Die Punkte der Tagesordnung werden in der vorgesehenen Reihenfolge beraten. Der Vorstand kann jedoch eine Änderung der Reihenfolge beschließen. Anträge, die nicht auf der Tagesordnung stehen, können nur dann zur Verhandlung kommen, wenn sie vor Beginn dem Vorsitzenden vorgelegt werden und mit qualifizierter Mehrheit zur Beratung und Abstimmung zugelassen werden. Der Vorsitzende bestimmt den Zeitpunkt der Behandlung.
Der Vorsitzende hat Anträge, die dieselbe Angelegenheit betreffen, so zur Abstimmung zu bringen, dass über den weitestgehenden Antrag zuerst abgestimmt wird. Im Zweifel bestimmt der Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmungen. Jeder Antrag ist vor der Abstimmung nochmals zu verlesen. Die Annahme oder Ablehnung von Anträgen in der Vollversammlung und im Vorstand richten sich nach den Statuten.
Ein Antrag, für den die einfache Mehrheit genügt, ist angenommen, wenn die Zahl der für ihn angegebenen Stimmen die Zahl der Gegenstimmen übersteigt. Bei Stimmengleichheit gilt der Antrag als abgelehnt.
Ist eine qualifizierte Mehrheit erforderlich, ist der Antrag abgelehnt, wenn diese nicht erreicht wird. Übersteigen die Stimmenthaltungen (leere Stimmzettel) und die ungültigen Stimmen zusammen ein Drittel der Zahl aller Stimmberechtigten, muss die Abstimmung wiederholt werden.
Einen Antrag auf Abänderung oder Aufhebung eines gefassten Beschlusses ist in derselben Sitzung nur dann zur Debatte zugelassen, wenn nach Begründung des Antrages die Zustimmung mit qualifizierter Mehrheit beschlossen wird.
Die Abstimmung erfolgt durch Handheben allenfalls auch durch Stimmzettel. Bei Abstimmung mit Stimmzetteln kann der Vorsitzende zwei Mitglieder zur Prüfung und Auszählung derselben heranziehen.
Sowohl die Zahl der für einen Antrag abgegebenen Stimmen als auch der Gegenstimmen und der Stimmenthaltungen (leere Stimmzettel) sowie der ungültigen Stimmen ist festzustellen.

 

§8  Wahl der Funktionäre

Neu gewählte Funktionäre übernehmen ihr Amt unmittelbar nach ihrer Wahl und nach Beendigung der jeweiligen Sitzung. Für jede einzelne zu besetzende Funktion ist ein gesonderter Wahlvorgang durchzuführen. Die Wahl kann jedoch gemeinsam für mehrere Funktionen vorgenommen werden, wenn für jede derselben nur ein Kandidat auftritt.
Abgestimmt wird durch Handheben. Bei einem Antrag auf schriftliche Abstimmung muss mehr als die Hälfte zustimmen.
Gewählt ist, wer mehr als die Hälfte aller abgegebenen Stimmen auf sich vereinigt und die Wahl annimmt. Lehnt er die Annahme der Wahl ab, muss der Wahlvorgang wiederholt werden.
Erzielt niemand die Mehrheit, so erfolgt eine zweite Abstimmung. Ergibt sich auch hierbei für keinen Kandidaten die Mehrheit, so erfolgt eine Stichwahl zwischen den beiden Kandidaten, die bei den bisherigen Wahlvorgängen insgesamt die meisten Stimmen auf sich vereinigt haben.
Bei der Stichwahl sind nur die für die beiden Endkandidaten abgegebenen Stimmen gültig. Tritt trotzdem Stimmengleichheit ein, so wird die Stichwahl wiederholt. Ändert dies am Ergebnis nichts, so wird eine Halbzeitteilung des Amtes vorgenommen.
Der Vorstand kann eine Wahlkommission zur Erarbeitung eines Wahlvorschlages einsetzen.
Die Versammlung wählt aus ihrer Mitte eine Wahlkommission, bestehend aus einem Vorsitzenden und zwei Beisitzern, die auch als Stimmenzähler fungieren. Treten Mitglieder der Wahlkommission als Kandidaten auf, oder werden sie in einen Wahlvorschlag aufgenommen, so sind andere zu wählen.
Die Wahlkommission nimmt die Kandidatur und Wahlvorschläge entgegen. Sie hat aber auch dafür zu sorgen, dass für alle gewählten Vorstandsmitglieder zumindest ein Kandidat zur Wahl steht, d.h. aktiv Kandidaten zu suchen.
Der Vorsitzende der Wahlkommission übernimmt bei Beginn des Wahlvorganges den Vorsitz und leitet die Wahl. Er gibt zunächst die Kandidaten bekannt, die eine Kandidatur angenommen haben. Hierauf kann in Abwesenheit der Kandidaten eine Diskussion über die Wahlvorschläge abgehalten werden.
Die Wahlen sind beendet, wenn für jede bei dieser Sitzung zu besetzende Funktion jemand gewählt wurde und die Wahl angenommen hat. Hierauf gibt der Vorsitzende der eventuellen Wahlkommission den Vorsitz an den Vorsitzenden der Sitzung ab.

 

§9  In- und Außerkraftsetzung der Geschäfts- und Sitzungsordnung

 

Die Geschäfts- und Sitzungsordnung wird vom Vorstand mit qualifizierter Mehrheit in Kraft gesetzt. Abänderungen oder Außerkraftsetzung der Geschäfts- und Sitzungsordnung oder einzelner Teile derselben, bedürfen gleichfalls eines mit qualifizierter Mehrheit gefassten Beschlusses des Vorstandes.